高知県公立大学法人規程集

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高知県公立大学法人公文書管理規程
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、高知県公文書等の管理に関する条例(令和元年高知県条例第1号。以下「条例」という。)第14条第1項の規定に基づき、高知県公立大学法人(以下「法人」という。)における公文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1)公文書 法人の職員が職務上作成し、又は取得した文書(図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)を含む。以下同じ。)であって、法人の職員が組織的に用いるものとして、法人が保有しているものをいう。ただし、条例第2条第2項各号に掲げるものを除く。
(2)電子公文書 公文書のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(3)公文書ファイル等 法人における能率的な事務又は事業の処理及び公文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する公文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめたもの(以下「公文書ファイル」という。)及び単独で管理している公文書をいう。
(4)公文書ファイル管理簿 法人における公文書ファイル等の管理を適切に行うために、公文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
(5)文書管理システム 電子計算機を用いて公文書の起案、保管、廃棄等を行うためのプログラムをいう。
第2章 管理体制
(総括文書管理者)
第3条 法人に総括文書管理者を置き、法人本部長をもって充てる。
2 総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1)公文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製
(2)公文書管理委員会への諮問及び答申等に対する必要な措置の実施
(3)公文書の管理に関する研修の実施
(4)組織の新設又は改廃に伴う必要な措置
(5)この規程の施行に関し必要な細則の整備
(6)前各号に掲げるもののほか、公文書の管理に関する事務の総括
(副総括文書管理者)
第4条 法人に副総括文書管理者を置き、法人本部、高知県立大学及び高知工科大学の総務部門の長をもって充てる。
2 副総括文書管理者は、当該所属する前条第2項各号に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。
(文書管理者)
第5条 所掌事務に関する文書管理の実施責任者として文書管理者を置き、高知県公立大学法人本部組織規程第4条高知県公立大学法人高知県立大学組織規程第5条及び高知工科大学組織規程第25条に規定する課長(高知工科大学においては、室長を含む。)をもって充てる。
2 総括文書管理者は、前項の規定により充てられた文書管理者のほか、適正な文書管理を確保するために文書管理者を指名することができる。
3 文書管理者は、その管理する公文書について、次に掲げる事務を行うものとする。
(1)保存
(2)保存期間が満了したときの措置の設定
(3)公文書ファイル管理簿への記載
(4)移管又は廃棄(移管・廃棄簿への記載を含む。)等
(5)管理状況の点検等
(6)公文書の作成、整理その他公文書の管理に関する職員の指導等
(文書管理主任等)
第6条 課(高知工科大学においては、室を含む。)に文書管理主任を置き、文書管理者が指名した者をもって充てる。
2 文書管理主任は、前条第3項各号に掲げる事務を補佐するものとする。
3 文書管理者は、文書管理者又は文書管理主任の事務を補助させるため、文書管理主任補助者を指名することができる。
(監査責任者)
第7条 法人に監査責任者を置き、法人監査室長をもって充てる。
2 監査責任者は、公文書の管理の状況について監査を行うものとする。
(職員の責務)
第8条 職員は、条例の趣旨にのっとり、関連する例規等並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い、公文書を適正に管理しなければならない。
第3章 作成
(文書主義の原則)
第9条 職員は、文書管理者の指示に従い、条例第8条の規定に基づき、条例第1条の目的の達成に資するため、法人における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに法人の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。
(打合せ等の記録に係る文書作成)
第10条 前条の文書主義の原則に基づき、法人内部の打合せ、法人の外部の者との折衝等を含め、業務に係る企画立案、事務及び事業の実施の方針等に影響を及ぼす打合せ等(次条第2項において「打合せ等」という。)の記録については、文書を作成するものとする。
(適切かつ効率的な文書作成)
第11条 文書の作成に当たっては、文書の正確性を確保するため、その内容について原則として複数の職員による確認を経た上で、文書管理者が確認するものとする。作成に関し、部局長等上位の職員から指示があった場合は、その指示を行った者の確認も経るものとする。
2 法人の外部の者との打合せ等の記録の作成に当たっては、法人の出席者による確認を経るとともに、可能な限り、当該打合せ等の相手方(以下「相手方」という。)の発言部分等についても、相手方による確認等により、正確性の確保を期するものとする。ただし、相手方の発言部分等について記録を確定し難い場合は、その旨を判別できるように記載するものとする。
第4章 文書の取扱い
第1節 供覧、起案及び決裁
(供覧)
第12条 文書管理主任は、文書及び物品(以下この条において「文書等」という。)が配布され、又は文書等を受け付けたときは、速やかに文書管理者の閲覧に供しなければならない。
2 文書管理者は、前項の規定により文書等を閲覧したときは、上司に報告をしてその指示を受け、又は自ら処理するもののほか、これに処理期限その他必要な指示を付して、速やかに事務担当者に配布し、遅滞なく処理させなければならない。
(公文書の処理促進)
第13条 文書管理者は、必要に応じて公文書の処理状況を調査し、未処理のものについては、必要な指示をする等の方法により、処理の促進を図らなければならない。
(起案)
第14条 決裁を受けようとするときは、原則として文書管理システムを利用し、別記第1号様式による回議書を用紙に出力して起案しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる事案については、当該各号に定めるところにより起案することができる。
(1)文書管理システムの利用により起案し難い事案について、副総括文書管理者にあらかじめ協議した上、他の方法により起案すること。
(2)軽易な事案について、収受した文書の余白等を用いて起案すること。
(3)同一文例によって継続的に起案することができる事案について、文案その他について、あらかじめ決裁を受けた後、簡易な様式をもって起案すること。
(4)緊急やむを得ない理由により、文書により起案することが困難であると認められる事案について、事後において遅滞なく起案し、決裁手続を経ること。
(起案文書の作成)
第15条 起案は、次に掲げる要領によるものとする。
(1)事案ごとに起案すること。ただし、2以上の事案で相互に関係のあるものについては、これを1事案とみなし、一つの起案で処理することができる。
(2)起案文書には、事案の内容に即した分かりやすい件名を付すること。
(3)平易、簡素かつ明瞭に表現すること。
(4)起案理由を簡明に記載し、必要があれば関係法令、予算関係その他参考事項をその末尾に付記し、又は添付して、その根拠を明らかにすること。
(5)必要のあるものは、起案文書に添付した施行しようとする文書の末尾に、課、担当、担当者名、電話番号等を記載すること。
(6)文書管理システムによる修正の場合を除き、金額その他重要な事項を修正したときは、その箇所に認印を押すこと。
(決裁)
第16条 起案文書により決裁を受けるときは、起案文書の所定の欄に押印又は署名をする方法により、順次上司の審査を経て、決裁権者の決裁を受けなければならない。
2 文書管理システムにより起案した文書については、起案者は、決裁を受けた後に文書管理システムにその結果の登録をしなければならない。
3 起案文書で秘密を要するもの又は特に重要なものは、担当者又は責任者が携行して審査及び決裁を受けるものとする。
4 決裁の手続については、高知県公立大学法人事務処理規程に定めるところにより、正確かつ迅速に行うものとする。
(起案文書の修正及び廃案)
第17条 起案文書について決裁者が内容の修正を求めた場合は、起案者が当該内容を修正の上、当該決裁者に改めて決裁を求めるものとする。ただし、決裁者が起案者に連絡の上、起案文書の内容を修正することを妨げない。
2 起案文書について、決裁者が廃案とすることとした場合は、起案者は起案用紙に「廃案」の表示を行い、廃案となった理由を付して整理及び保存をするものとする。
(記号及び番号)
第18条 決裁権者の決裁を受けた公文書には、記号及び番号を付さなければならない。記号は、年度に相当する数字の次に高を用い、その次に2文字の法人本部、高知県立大学及び高知工科大学名を表す略称を用い、番号は、原則として会計年度ごとに文書管理システムによって付される一連の番号を付するものとする。ただし、軽易な公文書その他文書管理上効率的であると文書管理者が認めるものは、記号及び番号を付さないことができる。
2 第14条第2項第1号に規定するところにより起案した公文書の記号及び番号は、別記第2号様式による公文書番号簿により整理しなければならない。
(再度の決裁を受けない決裁終了後の決裁文書の修正の禁止)
第19条 決裁文書の内容を決裁終了後に修正することは、修正を行うための決裁文書を起案し、改めて順次決裁を受けること(以下この条において「修正のための決裁」という。)をしなければ、これを行ってはならない。
2 修正のための決裁には、当初の決裁文書からの修正の箇所及び内容並びに修正の理由を記した資料を添付しなければならない。
3 法人の意思決定の内容そのものが記載されている、直接的な決裁対象となる公文書(以下この条において「決裁対象文書」という。)について修正を行った場合は、その原本は、修正のための決裁により修正が行われた後の決裁対象文書とする。
4 修正のための決裁を行った場合は、決裁対象文書のうち施行が必要な文書については、次の各号に掲げる修正のための決裁が終了した時期の区分に応じて、それぞれ当該各号に掲げる文書番号及び施行日により施行するものとする。
(1)当初の決裁対象文書の施行前 当初の決裁における文書番号及び施行日
(2)当初の決裁対象文書の施行後 修正のための決裁における文書番号及び施行日
5 前項の規定にかかわらず、当初の決裁文書の本体ではなく、当該決裁の説明を行うために添付した資料のみを修正した場合は、施行が必要な文書については、当初の決裁における文書番号及び施行日により施行するものとする。
6 修正の内容が、客観的に明白な計算違い、誤記、誤植、脱字等の軽微かつ明白な誤りに係るものである場合は、第1項の規定にかかわらず、修正のための決裁に係る手続を簡素化することができる。
第2節 文書の施行
(浄書及び校合)
第20条 決裁権者の決裁を受けた公文書で発送又は送信を要するものは、担当者が浄書し、校合しなければならない。この場合において、当該担当者は、起案文書の所定の欄に押印又は署名をしなければならない。
(公印)
第21条 決裁権者の決裁を受けた公文書(電子公文書で施行する公文書を除く。)であって、公印の押印を要するものは、浄書後に高知県公立大学法人公印取扱規程の定めるところにより、公印の押印を受けなければならない。ただし、行政機関、団体等に対する軽易な公文書その他文書管理者が公印の押印を要しないと認めた公文書については、公印の押印を省略することができる。
2 前項本文の規定により公印の押印を受けなければならない公文書について、多数の押印を必要とする等の事情がある場合は、高知県公立大学法人公印取扱規程第4条に規定する管理責任者の承認を得て、公印に代えてその印影を刷り込み、又はあらかじめ公印の押印を受けておくことができる。
3 外国の地方公共団体の機関等に対する公文書については、前項本文の規定にかかわらず、当該公文書の発信者が署名することにより同項本文の規定による公印の押印に代えることができる。
第3節 収受及び発送
(収受)
第22条 文書管理主任は、封かんのまま配布された文書を開封し、その余白に収受日付印を押印しなければならない。
2 文書管理主任は、配布された文書を収受し、文書管理システムに収受の登録をしなければならない。ただし、定期刊行物、パンフレット、挨拶状その他軽易なもの及び文書管理者が文書管理システムへの収受の登録以外の方法により処理することが適当であると認めるものについては、この限りでない。
(収受未処理文書の処理)
第23条 前条に規定する収受の手続を経ていない文書は、速やかに文書管理主任に回付し、その手続を経なければならない。
(電子公文書の取扱い)
第24条 職員は、電子的方式により受信した文書のうち公文書として取得すべきものについて、文書管理システムに収受の登録をしなければならない。ただし、定期刊行物、パンフレット、挨拶状その他軽易なもの及び文書管理者が文書管理システムへの収受の登録以外の方法により処理することが適当であると認めるものについては、この限りでない。
(文書の移送)
第25条 職員は、取得した文書が他の所属の所掌に係るものであることが判明したときは、速やかに当該所属の文書管理主任に移送しなければならない。ただし、移送先が不明である場合は、総務部門の課の文書管理主任に移送しなければならない。
(電子的方式による発信)
第26条 電子的方式による公文書の送信は、担当者が、電子計算機又はファクシミリ装置を利用して行うものとする。
(発送済公文書の処理)
第27条 起案者は、第14条第1項に規定するところにより起案した公文書を決裁後に発送したときは、文書管理システムに発送年月日の登録をしなければならない。
2 起案者は、第14条第2項第1号に規定するところにより起案した公文書を決裁後に発送したときは、当該起案文書に発送年月日を記入しなければならない。
第5章 整理
(職員の整理義務)
第28条 職員は、この章の定めるところに従い、次に掲げる整理を行わなければならない。
(1)作成し、又は取得した公文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(2)相互に密接な関連を有する公文書を一の集合物にまとめて、公文書ファイルとすること。
(3)前号の公文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(分類及び名称)
第29条 公文書ファイル等は、当該所属の事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的に分類し、分かりやすい名称を付さなければならない。
(保存期間)
第30条 文書分類は別表に定めるものとし、文書管理システムに登録しなければならない。
2 第28条第1号の保存期間の設定については、原則として、次の各号に掲げるいずれかによるものとし、前項の別表に従い、行うものとする。
(1)30年
(2)10年
(3)7年
(4)5年
(5)1年
(6)1年未満(第5項に規定するものに限る。)
(7)常用(随時、追記又は更新をされる台帳、例規集等の業務に常時利用するものとして継続的に保存すべきものに限る。)
3 第28条第1号の保存期間の設定においては、歴史公文書等(条例第2条第3項に規定する歴史公文書等をいう。以下同じ。)に該当するとされた公文書にあっては、1年以上の保存期間を定めるものとする。
4 第28条第1号の保存期間の設定においては、歴史公文書等に該当しないものであっても、法人が適正かつ効率的に運営され、県民に説明する責務が全うされるよう、意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる公文書については、原則として1年以上の保存期間を定めるものとする。
5 第28条第1号の保存期間の設定においては、次に掲げる文書については、前2項の規定に該当するものを除き、保存期間を1年未満とすることができる。
(1)別途、正本又は原本が管理されている公文書の写し
(2)定型的又は日常的な業務連絡、日程表等
(3)出版物又は公表物を編集した文書
(4)法人の所掌事務に関する事実関係の問い合わせへの応答
(5)明白な誤り等の客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった文書
(6)意思決定の途中段階で作成したもので、当該意思決定に与える影響がないものとして、長期間の保存を要しないと判断される文書
6 第28条第1号の保存期間の設定においては、通常は1年未満の保存期間を設定する類型の公文書であっても、重要又は異例な事項に関する情報を含む場合など、合理的な跡付けや検証に必要となる公文書については、1年以上の保存期間を設定するものとする。
7 第28条第1号の保存期間の起算日は、公文書を作成し、又は取得した日(以下この条において「文書作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、次の各号に掲げる公文書については、それぞれ当該各号に定める日を起算日とするほか、文書作成取得日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とすることが公文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
(1)出勤簿等で編さんが暦年によるもの 当該公文書を作成し、又は取得した日の属する年の翌年の1月1日
(2)歳入又は歳出に係る公文書 当該歳入又は歳出の属する会計年度の翌会計年度の6月1日
8 第28条第3号の保存期間は、公文書ファイルにまとめられた公文書の保存期間とする。
9 第28条第3号の保存期間の起算日は、公文書を公文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下この項において「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、ファイル作成日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とすることが公文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
10 第7項及び前項の規定は、次に掲げる公文書及び当該公文書がまとめられた公文書ファイルについては、適用しない。ただし、第2号に規定する複数年度が5年を超える場合は、当該公文書又は公文書ファイルの文書管理者は、副総括文書管理者の同意を得なければならない。
(1)文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする公文書及び当該公文書がまとめられた公文書ファイル
(2)文書作成取得日において複数年度にわたることが予定されている事務事業、計画等に係るものであって、当該複数年度の最終年度の翌年度の4月1日から起算して1年以内の日を保存期間の起算日とすることが公文書の適切な管理に資すると文書管理者が認めた公文書及び当該公文書がまとめられた公文書ファイル
第6章 保存
(公文書の保存)
第31条 文書管理者は、公文書ファイル等について、当該公文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。
(保存方法)
第32条 公文書ファイル等(文書管理システムに保管された電子公文書を除く。)は、原則として保存期間の起算の日から1年間各所属において保存するものとする。
2 前項の規定による保存期間を経過した公文書ファイル等(電磁的記録を除く。)は、保存期間が満了する日までの間、書庫において保存するものとする。
第7章 公文書ファイル管理簿
(公文書ファイル管理簿の調製及び公表)
第33条 総括文書管理者は、法人の公文書ファイル管理簿について、高知県公文書等の管理に関する条例施行規則(令和元年高知県規則第36号。以下「施行規則」という。)第5条の規定により、文書管理システムをもって調製するものとする。
2 公文書ファイル管理簿は、永国寺、池及び香美キャンパスの事務室に備えて一般の閲覧に供するとともに、インターネットで公表しなければならない。
(公文書ファイル管理簿への記載)
第34条 文書管理者は、少なくとも毎年度1回、管理する公文書ファイル等(保存期間が1年以上のものに限る。)の現況について、施行規則第5条第1項各号に掲げる事項を公文書ファイル管理簿に記載しなければならない。
2 前項の記載に当たっては、高知県情報公開条例(平成2年高知県条例第1号)第7条に規定する非開示情報に該当する場合には、当該非開示情報を明示しないようにしなければならない。
3 文書管理者は、保存期間が満了した公文書ファイル等について、公文書館に移管し、又は廃棄した場合は、当該公文書ファイル等に関する公文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに、その名称、移管日又は廃棄日等について、総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿に記載しなければならない。
第8章 移管、廃棄又は保存期間の延長
(保存期間が満了したときの措置)
第35条 文書管理者は、公文書ファイル等について、別表に定めるところに基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、条例第9条第5項の保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。
2 前条第1項の公文書ファイル等については、公文書ファイル管理簿への記載により、前項の措置を定めるものとする。
(移管又は廃棄)
第36条 文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した公文書ファイル等について、前条第1項の規定による定めに基づき公文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。
2 文書管理者は、前項の規定により、保存期間が満了した公文書ファイル等を公文書館に移管し、又は廃棄しようとするときは、公文書館に移管し、又は廃棄しようとする日の60日以上前に公文書館長に協議しなければならない。
3 文書管理者は、前項の協議において、前条第1項の規定により定めた公文書ファイル等の保存期間が満了したときの措置を変更した場合は、当該措置に係る公文書ファイル管理簿の記載を修正しなければならない。
4 文書管理者は、第1項の規定により移管する公文書ファイル等に、条例第16条第1項第1号に掲げる場合に該当するものとして公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、総括文書管理者の同意を得た上で、公文書館長に意見を提出しなければならない。その場合には、利用制限を行うべき箇所及びその理由について、具体的に記載するものとする。
5 総括文書管理者は、条例第12条第3項の規定に基づき公文書館長から公文書ファイル等について廃棄の措置をとらないように求められた場合には、必要な措置を講じるものとする。
(保存期間の延長)
第37条 文書管理者は、施行規則第4条第1項各号に掲げる場合には、同項に定めるところにより、保存期間及び保存期間の満了する日を延長しなければならない。
2 文書管理者は、施行規則第4条第2項に規定する場合には、職務の遂行上必要な限度において、30年以内の期間を定めて、公文書ファイル等の保存期間を延長することができる。ただし、副総括文書管理者の同意を得た場合は、30年を超えて定めることができる。
3 文書管理者は、施行規則第4条各項の規定に基づき、保存期間及び保存期間の満了する日を延長した場合は、施行規則第5条第1項第12号の規定により、公文書ファイル管理簿の記載を修正しなければならない。
(廃棄公文書の処置)
第38条 文書管理者は、廃棄をしようとする公文書ファイル等(電磁的記録を除く。)に印影その他転用のおそれのあるものが記載されているときは、焼却又は裁断をしなければならない。
2 電磁的記録(文書管理システムにより作成した電子公文書を除く。)は、別に定める方法により廃棄をしなければならない。
第9章 点検及び監査並びに管理状況の報告等
(点検及び監査)
第39条 文書管理者は、自ら管理責任を有する公文書の管理状況について、少なくとも毎年度1回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
2 監査責任者は、公文書の管理状況について、少なくとも毎年度1回、監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
3 総括文書管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、公文書の管理について必要な措置を講じるものとする。
(紛失等への対応)
第40条 文書管理者は、公文書ファイル等の紛失又は誤廃棄が明らかとなった場合は、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
2 総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講じるものとする。
(管理状況の報告等)
第41条 文書管理者は、毎年度、施行規則第8条各号に掲げる公文書の管理の状況について、総括文書管理者に報告しなければならない。
第10章 研修
(研修の実施)
第42条 総括文書管理者は、職員に対し、公文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。また、総括文書管理者は、各職員が少なくとも毎年度1回、研修を受けられる環境を提供しなければならない。
(研修への参加)
第43条 文書管理者は、総括文書管理者及び公文書館その他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。また、職員は、適切な時期に研修を受講しなければならない。
第11章 補則
(委任)
第44条 この規程の施行に関し必要な事項は、総括文書管理者が別に定める。
附 則  
 (施行期日)
1 この規程は、令和2年4月1日から施行する。
2 この規程の施行に伴い、高知県公立大学法人文書取扱規程は廃止する。
   (経過措置) 
3 この規程の規定(次項から附則第7項までの規定を除く。)は、この規程の施行の日(以下「施行日」という。)以後に作成し、又は取得した公文書について適用するものとし、施行日前に作成し、又は取得した公文書(以下「施行日前公文書」という。)の管理については、条例第1条の目的及びこの規程による改正前の高知県公立大学法人文書取扱規程を踏まえ、この規程の規定に準じて管理するものとする。
4 施行日において、法人が保有する永年又は30年以上の保存期間が定められている施行日前公文書は、保存期間が30年として定められていたものとみなす。
5 前項の規定により保存期間が30年として定められていたとみなされる施行日前公文書であって、施行日の前日までに保存期間が満了しているとみなされる施行日前公文書については、保存期間が施行日の前日まで延長されているものとみなす。
6 前2項の規定により施行日の前日に保存期間が満了した施行日前公文書について、第37条第2項の規定に準じて保存期間を延長する場合は、当該施行日前公文書の保存期間を10年延長したものとし、令和12年3月31日に保存期間が満了するものとみなす。ただし、当該保存期間を延長する時点において、文書管理者が別の延長する期間を定めた場合は、この限りでない。
7 文書管理者は、施行日以後に保存期間が満了する施行日前公文書について、第37条各項の規定に準じて当該施行日前公文書の保存期間を延長する場合であって、当該施行日前公文書の通算の保存期間が30年を超えるときは、遅滞なく当該施行日前公文書を公文書ファイル管理簿に記載するよう努めるものとする。