第１章 総則
（目的）
第１条 この要綱は、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（平成25年法律第27号、以下「番号法」という。）及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」（平成26年特定個人情報保護委員会告示第５号及び第６号。以下｢ガイドライン｣という。）に基づき、高知県公立大学法人（以下｢法人｣）という。）における特定個人情報等の取扱い及びその他の特定個人情報の保護に関し必要な事項を定める。
２ この規定に定めない事項については、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律57号。以下「個人情報保護法」という。）及びその他関係法令に定めるところによる。ただし、番号法第30条第１項及び第２項の規定により個人情報保護法第18条第３項第３号から第６号まで、第20条第２項、第27条から第30条まで及び第88条の規定は適用しない。
（定義）
第２条 この要綱で掲げる用語の定義は、次のとおりとする。なお、この要綱における用語は、他に特段の定めのない限り番号法及びその他の関係法令の定めに従う。
（１）「個人情報」とは、個人情報保護法第２条第１項に規定する個人情報であって、本法人が所有するものをいう。
（２）「個人番号」とは、番号法第７条第１項又は第２項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。
（３）「特定個人情報」とは、個人番号をその内容に含む個人情報をいう。
（４）「特定個人情報等」とは、個人番号及び特定個人情報を併せたものをいう。
（５）「個人情報ファイル」とは、個人情報保護法第16条第１項に規定する個人情報データベース等であって法人が保有するものをいう。
（６）「特定個人情報ファイル」とは、個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。
（７）「事務取扱担当者」とは、法人内において、個人番号を取り扱う事務に従事する者をいう。
（８）「管理区域」とは、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域をいう。
（９）「取扱区域」とは、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域をいう。
（１０）｢個人番号関係事務｣とは、番号法第９条第４項の規定により、個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。
（１１）｢個人番号利用事務実施者｣とは、個人番号利用事務を処理する者及び個人番号利用事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
（１２）｢個人番号関係事務実施者｣とは、個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
（利用範囲等）
第３条 本法人における個人番号を利用する事務（以下｢特定個人情報等取扱事務｣という。）の範囲は、原則として次のとおりとする。
（１）給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
（２）国税に関する支払調書及び申告書作成事務
（３）地方税に関する支払調書及び申告書作成事務
（４）住民税に関する届出事務
（５）財産形成住宅貯蓄、財産形成年金貯蓄に関する届出事務
（６）健康保険、厚生年金保険届出事務
（７）国民年金第３号被保険者届出事務
（８）公立学校共済組合届出事務
（９）雇用保険届出事務
（１０）地方公務員災害補償法に基づく届出事務
（１１）労働者災害補償保険法に基づく届出事務
（特定個人情報等の範囲）
第４条 前条において法人が個人番号を取り扱う事務において使用される特定個人情報等の範囲は以下のとおりとする。
（１）職員とその扶養家族の個人番号及び個人番号と共に管理される氏名、生年月日、性別、住所、電話番号、Ｅメールアドレス、職員番号等
（２）職員以外の個人に係る個人番号関係事務に関して取得した個人番号及び個人番号と共に管理される氏名、生年月日、性別、住所、電話番号、Ｅメールアドレス等
２ 前項各号に該当するか否かが定かでない場合は、事務取扱責任者が判断する。
（職員の責務）
第５条 職員等（派遣労働者を含む。）は、関係法令、規程等を遵守するとともに、総括責任者及び事務取扱責任者の指示に従い、特定個人情報等を取り扱わなければならない。
第２章 安全管理措置等
（組織体制）
第６条 法人は、特定個人情報等取扱事務を行う部署を以下のとおり定める。
（１）法人本部総務部を第３条に定める事務のうち、法人が直接雇用する者（扶養家族を含む）に係る特定個人情報等取扱事務を行う責任部署とする。
（２）法人本部財務部を第３条に定める事務のうち、前項を除く特定個人情報等取扱事務を行う責任部署とする。
（総括責任者）
第７条 法人に総括責任者を置き、法人本部長をもって充てる。
２ 総括責任者は、法人における特定個人情報等の管理に関する事務を総括し、特定個人情報等の適正な取扱いについて職員等を監督する。
（事務取扱責任者）
第８条 法人本部及び各大学に事務取扱責任者を置く。総括責任者は事務取扱責任者を指名する。
２ 事務取扱責任者は事務取扱担当者を指名し、法人本部及び各大学における特定個人情報等の管理に関する事務を総括し、特定個人情報等の適正な取扱いについて事務取扱担当者等を監督する。
（教育研修）
第９条 総括責任者は、職員等に対し、特定個人情報等の取扱いについて理解を深め、特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。
２ 事務取扱責任者は、職員等に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、前項に定める教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
（記録）
第１０条 事務取扱担当者は、以下の特定個人情報等の取扱状況を記録する。
（１）特定個人情報等の入手日
（２）源泉徴収票・支払調書等の法定調書の作成日
（３）源泉徴収票等の本人への交付日
（４）源泉徴収票・支払調書等の法定調書の税務署等の行政機関等への提出日
（５）特定個人情報等の廃棄日
（情報漏えい事案等への対応）
第１１条 事務取扱担当者は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損による事故が発生したことを知った場合又はその可能性が高いと判断した場合は、事務取扱責任者に直ちに報告し、事務取扱責任者はその事実関係の調査を速やかに行なわなければならない。
２ 前項により漏えい事案等が発生したと判断した場合は、その旨及び調査結果を総括責任者に報告し、総括責任者はガイドラインに基づき必要な措置を講じなければならない。
（取扱状況の確認）
第１２条 事務取扱責任者は、特定個人情報等の取扱状況について、１年に一回以上の頻度で確認を行うものとする。
（特定個人情報等を取り扱う区域の管理）
第１３条 法人は管理区域及び取扱区域を明確にし、それぞれの区域に対し、次の各号に従い以下の措置を講じる。
（１）管理区域
入退室管理を行い、管理区域へ持ち込む機器及び電子媒体等の制限を行うものとする。
なお、入退室管理については、管理区域入口へICカードシステムを設置し、入退室管理システムへの電子的な記録によるものとする。
（２）取扱区域
可能な限り壁又は間仕切り等の設置をし、事務取扱担当者以外の者の往来が少ない場所への座席配置や、後ろから覗き見される可能性が低い場所への座席配置等をするなど工夫するものとする。
（機器及び電子媒体等の盗難等の防止）
第１４条 法人は管理区域及び取扱区域における特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体又は書類等を、施錠できる部屋、キャビネット及び書庫等に保管する等の措置を講じる。
（電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止）
第１５条 法人は、特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等の持出しは、行政機関等への法定調書の提出等及びその他の法人が実施する個人番号関係事務に関して、個人番号利用事務実施者に対しデータ又は書類等を提出する場合に限る。なお、「持出し」とは、特定個人情報等を、管理区域又は取扱区域の外へ移動させることをいい、法人内での移動等も持出しに該当するものとする。
２ 事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す場合、事務取扱責任者の許可を得るとともに、パスワードの設定、封筒に封入し鞄に入れて搬送する等、紛失・盗難等を防ぐための安全な方策を講ずるものとする。
（個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄）
第１６条 事務取扱責任者は、事務取扱担当者が特定個人情報等を削除・廃棄したことを確認するものとする。
（アクセス制御・アクセス者の識別と認証）
第１７条 法人における特定個人情報等へのアクセス制御及びアクセス者の識別と認証は以下のとおりとする。
（１）特定個人情報等を取り扱う機器を特定し、その機器を取り扱う事務取扱担当者を限定する。
（２）機器に標準装備されているユーザーアカウント制御により、情報システムを取り扱う事務取扱担当者を限定する。
（外部からの不正アクセス等の防止）
第１８条 法人は、次の方法により、情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するものとする。
（１）マイナンバー専用端末と特定個人情報等を保存する外部委託のデータベースとの接続に、インターネット専用回線を設置し、不正アクセスを遮断する方法。
（２）情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等を導入する方法。
（３）導入したセキュリティ対策ソフトウェア等により、入出力データにおける不正ソフトウェアの有無を確認する方法。
（４）機器やソフトウェア等に標準装備されている自動更新機能等の活用により、ソフトウェア等を最新状態とする方法。
（５）ログ等の分析を行い、不正アクセス等を検知する方法。
（情報漏えい等の防止）
第１９条 法人は、特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合、情報漏えい等を防止するため次の対策を講じるものとする。
（１）通信経路における情報漏えい等の防止策
通信経路の暗号化
（２）情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏えい等の防止策
データの暗号化又はパスワードによる保護
第３章 特定個人情報等の取得
（特定個人情報等の利用目的）
第２０条 法人が、取得する特定個人情報の利用目的は、第３条に定めた個人番号を取り扱う事務の範囲内とする。
（特定個人情報の取得時の利用目的の通知等）
第２１条 法人は、特定個人情報を取得する場合は、書面を交付又は送付する方法により、利用目的を通知する。
２ 法人は、利用目的の変更を要する場合、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更して、本人への通知、公表又は明示を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内で特定個人情報を利用することができる。
（個人番号の提供の要求）
第２２条 法人は、第３条に定める事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の個人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができるものとする。
２ 直接雇用する者又は第三者が、法人が行う個人番号の提供の要求又は第２６条に基づく本人確認に応じない場合には、番号法に基づくマイナンバー制度の意義について説明をし、個人番号の提供及び本人確認に応ずるように求めるものとする。それにもかかわらず、直接雇用する者又は第三者が個人番号の提供に応じない場合は、提供を求めた経緯等を記録するものとする。
（個人番号の提供を求める時期）
第２３条 法人は、第３条に定める事務を処理するために必要があるときに個人番号の提供を求めることとする。
２ 前項にかかわらず、本人との法律関係等に基づき、個人番号関係事務の発生が予想される場合には、契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できた時点で個人番号の提供を求めることが可能であるものとする。
（特定個人情報の提供の求めの制限）
第２４条 特定個人情報の「提供」とは、法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味するものであり、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は「提供」ではなく「利用」に該当し、第２７条に定める個人番号の利用制限に従うものとする。
２ 法人は、番号法第１９条各号のいずれかに該当し特定個人情報の提供を受けることができる場合を除き、特定個人情報の提供を求めてはならない。
（特定個人情報の収集制限）
第２５条 法人は第３条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を収集しないものとする。
（本人確認）
第２６条 法人はガイドラインによる方法に基づき、直接雇用する者又は第三者の個人番号の確認及び当該人の身元確認を行うものとする。また、代理人については、同条に定める各方法により、当該代理人の身元確認、代理権の確認及び本人の個人番号の確認を行うものとする。
第４章 特定個人情報の利用
（個人番号の利用制限）
第２７条 法人は、第２０条に定める利用目的の範囲内でのみ利用するものとする。
２ 法人は、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難である場合を除き、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用してはならないものとする。
（特定個人情報ファイルの作成の制限）
第２８条 法人が特定個人情報ファイルを作成するのは、第３条に定める事務を実施するために必要な範囲に限り、これらの場合を除き特定個人情報ファイルを作成しないものとする。
第５章 特定個人情報等の保管
（特定個人情報等の保管制限）
第２９条 法人は、第３条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報等を保管してはならない。
２ 法人は、番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード、身元確認書類等）の写しや法人が行政機関等に提出する法定調書の控えや当該法定調書を作成するうえで事業者が受領する個人番号が記載された申告書等を特定個人情報として保管するものとする。これらの書類については、法定調書の再作成を行うなど個人番号関係事務の一環として利用する必要があると認められるため、法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間保存することができる。
（特定個人情報の提供制限）
第３０条 法人は、番号法第１９条各号に掲げる場合を除き、本人の同意の有無に関わらず、特定個人情報を第三者に提供しないものとする。
（特定個人情報等の開示）
第３１条 法人は、本人から当該本人が識別される特定個人情報等について開示を求められた場合は、遅滞なく、当該情報の情報主体であることを厳格に確認した上で、個人情報保護法及び高知県公立大学法人における保有個人情報の開示等に関する規程に基づき開示請求に対する決定を行う。
第６章 特定個人情報の廃棄及び削除
（特定個人情報の廃棄・削除）
第３２条 法人は第３条に定める事務を処理する必要がある範囲内に限り特定個人情報等を収集又は保管し続けるものとする。なお、書類等について法令によって一定期間保存が義務付けられているものについては、これらの書類等に記載された個人番号については、その期間保管するものとし、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号を毎年まとめて廃棄又は削除するものとする。
第７章 その他
（職員への国民年金第３号被保険者の個人番号の収集・本人確認の委託）
第３３条 法人は、職員に対して、当該職員の配偶者であって国民年金第３号被保険者であるものからの個人番号の収集及び本人確認を委託する。
（変更後の個人番号の届出）
第３４条 職員は、個人番号が漏えいした等の事情により、自ら又は扶養家族の個人番号が変更された場合は、変更後の個人番号を遅滞なく法人に届け出なければならない。
（改廃）
第３５条 この要綱の改廃は、 理事長が行う。
附 則
この要綱は、平成２７年１０月５日から施行する。
附 則
この要綱は、平成３０年４月１日から施行する。
附 則
この要綱は、令和５年４月１日から施行する。